Wdrożenie odpowiednich zmian w związku z ustawą o ochronie sygnalisty stało się nieodzownym elementem funkcjonowania biur rachunkowych. Zmieniające się przepisy prawne oraz rosnące znaczenie compliance, czyli zapewnienia zgodności działalności z obowiązującymi normami, wymagają dostosowania się do nowych standardów. W tym artykule omówimy, jakie obowiązki spoczywają na biurach rachunkowych w kontekście nowych przepisów dotyczących ochrony sygnalisty oraz kto może pełnić rolę sygnalisty.

Kto może być sygnalistą?

Sygnalistą jest osoba, która zgłasza nieprawidłowości związane z funkcjonowaniem organizacji. W kontekście biur rachunkowych sygnalistą może być każdy pracownik niezależnie od formy zatrudnienia, kandydat do pracy, były pracownik, kontrahent, klient, urzędnik, dostawca, czy jakakolwiek osoba postronna będąca świadkiem naruszeń. Ważne jest, aby taka osoba działała w dobrej wierze i zgłaszała informacje o naruszeniach prawa lub wewnętrznych procedurach, które mogą mieć negatywny wpływ na funkcjonowanie biura rachunkowego.

Obowiązki biura rachunkowego

Biura rachunkowe mają kilka kluczowych obowiązków związanych z wdrożeniem ustawy o  ochronie sygnalistów. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich:

• Opracowanie i wdrożenie procedur zgłaszania nieprawidłowości – biura rachunkowe muszą stworzyć jasne i przejrzyste procedury określające pracownikom sposoby zgłaszania naruszeń prawa. Procedury te powinny zawierać informacje o tym, jak i gdzie zgłaszać nieprawidłowości oraz informować o zasadach dokonywania zgłoszeń i działaniach następczych.
• Zapewnienie wewnętrznych kanałów zgłoszeń – istotne jest, aby biura rachunkowe zapewniły dostęp do bezpiecznych kanałów zgłoszeń dla sygnalistów. Odpowiedni kanał to taki, który zapewnia zachowanie anonimowości osobie dokonującej zgłoszenia, a osobie je przyjmującej możliwość szybkiej reakcji.
• Ochrona sygnalistów przed odwetem – osoby zarządzające biurami rachunkowymi muszą zapewnić, że sygnaliści nie będą narażeni na żadne formy działań odwetowych, takich jak zwolnienie z pracy, obniżenie wynagrodzenia czy inne negatywne działania.
• Szkolenia i edukacja – pracownicy biur rachunkowych powinni być dokładnie przeszkoleni w zakresie procedur ochrony sygnalistów. Szkolenia mogą obejmować np. informacje na temat tego, kto może być sygnalistą, jak prawidłowo dokonać zgłoszenia, jakie są prawa osoby dokonującej zgłoszenia oraz jakie obowiązki biura rachunkowego wynikają z wdrożonych procedur.
• Monitorowanie – skuteczność wdrożonych procedur powinno się nadzorować, a zgłoszenia muszą być uwzględnione w rejestrze naruszeń. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Compliance w biurach rachunkowych

Wdrożenie procedur ochrony sygnalistów to nie tylko obowiązek prawny, ale również element budowania zaufania wśród pracowników i klientów. Dzięki skutecznemu wdrożeniu tych procedur biura rachunkowe mogą unikać potencjalnych sankcji prawnych oraz wzmacniać swoją reputację jako rzetelne i odpowiedzialne jednostki. Ustawa o ochronie sygnalistów generuje jeszcze na chwilę obecną wiele nieścisłości, które zostaną rozwiązane dopiero dzięki przyjętej w przyszłości linii interpretacyjnej. W związku z tym ważne jest, aby wdrożyć przepisy z zachowaniem najwyższej ostrożności, aby zminimalizować ryzyko otrzymania kary.

Podsumowanie

Zastosowanie procedur ochrony sygnalistów jest niezbędne dla biur rachunkowych, aby spełniać wymagania compliance i zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami prawa. Biura rachunkowe powinny skupić się na opracowaniu jasnych procedur, zapewnieniu bezpiecznych kanałów komunikacji oraz ochronie sygnalistów przed represjami. Regularne szkolenia i monitorowanie skuteczności tych działań to klucz do sukcesu w budowaniu kultury odpowiedzialności i zaufania.

Jednym ze sposobów realizacji wymagań ustawowych jest wykorzystanie w organizacji oprogramowania do obsługi zgłoszeń od sygnalistów. Przy jego wyborze należy zwrócić uwagę czy jest ono zgodne z wytycznymi zawartymi w aktach prawnych. Wybierając AMLEX masz pewność, że spełnisz wszystkie wymogi ustawy o ochronie sygnalistów. Więcej o naszej ofercie dla biur rachunkowych piszemy tutaj: AMLEX – Skorzystaj z promocji dla Biur Rachunkowych -15%