Ochrona sygnalistów w biurach rachunkowych: Obowiązki, procedury i konsekwencje

Ustawa o ochronie sygnalistów stara się podejść kompleksowo do zagadnienia jakim są sygnaliści w organizacjach. Dlatego poza tematyką przyjmowania zgłoszeń oraz działań następczych, traktuje również o procesie następującym po zamknięciu zgłoszenia. Chodzi tu dokładnie ochronę sygnalistów, w której zawiera się m.in zakaz działań odwetowych. W niniejszym artykule omówimy obowiązki w zakresie wdrożenia procedur ochrony sygnalistów oraz konsekwencje braku ich zastosowania.

Obowiązki biur rachunkowych

Biura rachunkowe zobowiązane są przez ustawę do realizacji wielu obowiązków związanych z ochroną sygnalistów. Oto kluczowe z nich:

• Opracowanie i wdrożenie procedur zgłaszania nieprawidłowości – biura rachunkowe muszą stworzyć jasne i przejrzyste procedury określające pracownikom sposoby zgłaszania naruszeń prawa. Procedury te powinny zawierać informacje o tym, jak i gdzie zgłaszać nieprawidłowości oraz informować o zasadach dokonywania zgłoszeń i działaniach następczych.
• Zapewnienie wewnętrznych kanałów zgłoszeń – istotne jest, aby biura rachunkowe zapewniły dostęp do bezpiecznych kanałów zgłoszeń dla sygnalistów. Odpowiedni kanał to taki, który zapewnia poczucie bezpieczeństwa zachowania anonimowości osobie dokonującej zgłoszenia, a osobie je przyjmującej możliwość szybkiej reakcji.
• Ochrona sygnalistów przed odwetem – biura rachunkowe muszą zapewnić, że sygnaliści nie będą narażeni na żadne formy działań odwetowych, takich jak zwolnienie z pracy, obniżenie wynagrodzenia czy inne negatywne działania. Ważne jest, aby sygnaliści czuli się bezpiecznie i byli pewni, że ich zgłoszenia są traktowane poważnie.
• Szkolenia i edukacja – pracownicy biur rachunkowych powinni być dokładnie przeszkoleni w zakresie procedur ochrony sygnalistów. Szkolenia te powinny obejmować informacje na temat tego, kto może być sygnalistą, jak prawidłowo dokonać zgłoszenia, jakie są prawa osoby dokonującej zgłoszenia oraz jakie obowiązki biura rachunkowego wynikają z wdrożonych procedur.
• Monitorowanie – biura rachunkowe powinny regularnie monitorować skuteczność wdrożonych procedur oraz prowadzić dokładną dokumentację dotyczącą zgłoszeń sygnalistów i podejmowanych działań. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. 

Procedura zgłoszeń dla sygnalistów

Wdrożenie procedury zgłoszeń dla sygnalistów jest kluczowe dla zapewnienia pracownikom poczucia bezpieczeństwa podczas zgłaszania nieprawidłowości. Oto kroki, które powinny zostać uwzględnione w procedurze:

• Tworzenie kanałów zgłoszeń – biura rachunkowe powinny zapewnić różnorodne kanały zgłoszeń, takie jak skrzynki pocztowe, linie telefoniczne, e-mail czy dedykowane platformy internetowe.
• Szkolenie pracowników – pracownicy powinni być regularnie szkoleni w zakresie korzystania z procedury zgłoszeń oraz znaczenia ochrony sygnalistów.
• Monitorowanie zgłoszeń – biura rachunkowe muszą monitorować zgłoszenia, a także podejmować odpowiednie działania w celu wyjaśnienia i rozwiązania zgłoszonych nieprawidłowości.
• Informowanie sygnalistów – sygnaliści powinni być informowani o postępach i wynikach dochodzeń związanych z ich zgłoszeniami.

Konsekwencje braku wdrożenia ochrony sygnalistów

Brak wdrożenia odpowiednich procedur ochrony sygnalistów może mieć poważne konsekwencje dla biur rachunkowych. Oto niektóre z nich:

• Kary finansowe – biura rachunkowe, które nie przestrzegają przepisów dotyczących ochrony sygnalistów, mogą być narażone na dotkliwe kary finansowe.
• Odpowiedzialność cywilna – za ujawnienie tożsamości sygnalisty grozi kara nawet 2 lat ograniczenia lub pozbawienia wolności
• Utrata zaufania – brak odpowiednich procedur zgłoszeń dla sygnalistów może prowadzić do utraty zaufania zarówno wśród pracowników, jak i klientów biura rachunkowego.

Podsumowanie

Ochrona sygnalistów w biurach rachunkowych jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale także kluczowym elementem budowania uczciwej i przejrzystej kultury organizacyjnej. Wdrożenie procedury zgłoszeń dla sygnalistów oraz zapewnienie ich ochrony przed represjami to kroki, które każde biuro rachunkowe powinno podjąć, aby zminimalizować ryzyko nieprawidłowości i chronić swoje dobre imię. Dbałość o te aspekty przyniesie korzyści zarówno dla pracowników, jak i dla samej organizacji, wzmacniając jej pozycję na rynku i zaufanie klientów, a przede wszystkim zapewni wypełnienie obowiązków wynikających z ustawy.