Przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML – Anti-Money Laundering) nakładają na biura rachunkowe szereg obowiązków. W Polsce regulacje te są ściśle określone przez ustawę o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu z 1 marca 2018 roku, która wdraża unijne dyrektywy AML. Biura rachunkowe, jako instytucje obowiązane, muszą nie tylko prowadzić swoją działalność zgodnie z obowiązującymi przepisami, ale także aktywnie monitorować i raportować podejrzane transakcje.

Jakie dokładnie są obowiązki biur rachunkowych w zakresie AML? Poniżej znajdziesz omówienie kluczowych aspektów, które pomogą Ci lepiej zrozumieć i wdrożyć te przepisy w Twojej działalności.

1.Identyfikacja i weryfikacja klienta (KYC – Know Your Customer)

Jednym z fundamentalnych obowiązków biur rachunkowych w kontekście AML jest identyfikacja i weryfikacja tożsamości klientów**. Proces ten, znany także jako KYC, ma na celu potwierdzenie, kim jest klient i czy jego działalność nie jest związana z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.

Co to oznacza w praktyce?

– Obowiązek zbierania danych osobowych klientów oraz dokumentów tożsamości w przypadku osób fizycznych. Dla osób prawnych należy pozyskać m.in. informacje o beneficjentach rzeczywistych, właścicielach i strukturze właścicielskiej.

– Ocena ryzyka – Każdy klient powinien zostać oceniony pod kątem ryzyka, które niesie dla biura rachunkowego. Klienci, u których ryzyko współpracy jest podwyższone, ze względu np. na branże wysokiego ryzyka czy też przeprowadzanie transakcji z podmiotami z krajów wysokiego, powinni być szczególnie monitorowani. Biuro rachunkowe powinno dokonać oceny ryzyka każdego z klientów,  a następnie aktualizować ją nie rzadziej niż co dwa lata. Nie dopełnienie tego obowiązku może przynieść poważne konsekwencje w przypadku kontroli.

2. Ocena i monitoring transakcji

Biura rachunkowe muszą również monitorować transakcje swoich klientów, identyfikując wszelkie podejrzane operacje, które mogą sugerować pranie pieniędzy. Ważne jest regularne przeglądanie i analiza dokumentów finansowych, przelewów oraz innych operacji finansowych.

3. Zgłaszanie podejrzanych transakcji (SAR – Suspicious Activity Report)

Jeśli biuro rachunkowe zauważy transakcje, które budzą podejrzenia co do ich legalności, ma obowiązek zgłoszenia ich do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF). Ten proces nosi nazwę raportowania podejrzanych transakcji (SAR).

Kiedy zgłaszać transakcje?

– Każdorazowo, niezależnie od kwoty i charakteru transakcji, jeśli może ona mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.

– Kiedy wartość transakcji przekracza określone w ustawie progi, ale jedynie w przypadku gdy instytucja obowiązana przeprowadza transakcję, tj. tych biur, które bezpośrednio wykonują zlecenie lub dyspozycję swojego klienta.

4. Obowiązek prowadzenia dokumentacji

Biura rachunkowe muszą prowadzić szczegółową dokumentację dotyczącą klientów oraz podejmowanych działań w zakresie AML. Przepisy wymagają przechowywania dokumentów przez co najmniej 5 lat, obejmując:

– Dane dotyczące klientów (tożsamość, informacje o beneficjentach rzeczywistych),

– Raporty i analizy ryzyka

– Informacje o podejrzanych transakcjach oraz ewentualne zgłoszenia do GIIF.

Odpowiednie prowadzenie dokumentacji jest kluczowe, ponieważ w przypadku kontroli, organy nadzoru (np. GIIF) będą wymagały przedstawienia dowodów na zgodność z obowiązkami AML.

5. Szkolenie pracowników

Każde biuro rachunkowe jest zobowiązane do zapewnienia odpowiednich szkoleń swoim pracownikom w zakresie przepisów AML. Pracownicy muszą być świadomi:

– Jak identyfikować podejrzane transakcje,

– Jakie są procedury postępowania w przypadku zauważenia potencjalnego ryzyka prania pieniędzy,

– Jakie są obowiązki raportowania do GIIF.

Regularne szkolenia pozwalają utrzymać personel na bieżąco z najnowszymi zmianami prawnymi i zapewniają, że każdy pracownik ma wystarczającą wiedzę, aby działać zgodnie z przepisami.

6. Powołanie Osoby Odpowiedzialnej za AML

Biura rachunkowe, jako instytucje obowiązane, muszą wyznaczyć osobę odpowiedzialną za wdrażanie i nadzorowanie działań związanych z AML. Może to być właściciel biura lub specjalnie wyznaczony pracownik, którego zadaniem będzie:

– Koordynowanie procedur związanych z oceną ryzyka,

– Współpraca z GIIF w razie konieczności zgłaszania podejrzanych transakcji,

– Nadzór nad przestrzeganiem obowiązków AML w całej firmie.

7. Kary za nieprzestrzeganie przepisów AML

Niewywiązanie się z obowiązków AML może skutkować nałożeniem surowych kar, zarówno finansowych, jak i prawnych. Ustawa przewiduje wysokie grzywny dla biur rachunkowych, które nie spełniają wymogów, a w skrajnych przypadkach – odpowiedzialność karną.

Co grozi biurom rachunkowym?

– Kary pieniężne – Mogą sięgać nawet milionów złotych w przypadku poważnych naruszeń.

– Utrata reputacji – Klienci biur rachunkowych często oczekują profesjonalizmu i zgodności z prawem, dlatego niewywiązywanie się z obowiązków AML może prowadzić do utraty zaufania klientów.

Najczęstsze błędy w biurach rachunkowych

Mimo, że przepisy dotyczące AML weszły w życie w 2021 roku, wiele biur nie spełnia obowiązków ustawowych. Do najczęstszych braków należą:

– Brak procedur lub nieodpowiednie procedury
– Brak anonimowego kanału zgłoszeń
– Brak oceny ryzyka kontrahentów, lub brak aktualizacji ocen ryzyka(każde biuro ma obowiązek dokonania aktualizacji oceny ryzyka nie rzadziej niż raz na dwa lata)
– Nie przeszkolenie WSZYSTKICH pracowników(nawet jeśli w momencie wejścia w życie przepisów zostało przeprowadzenie szkolenie pracowników, to czy dla osób które pojawiły się w firmie w późniejszym czasie zostało ono zapewnione?)

Podsumowanie

Obowiązki wynikające z ustawy AML są kluczowe dla biur rachunkowych, które muszą zapewnić zgodność swojej działalności z przepisami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy. Wymaga to wdrożenia odpowiednich procedur KYC, oceny ryzyka, monitorowania transakcji i raportowania podejrzanych działań. Kluczowe jest również prowadzenie dokumentacji oraz regularne szkolenia pracowników, aby zapewnić zgodność z przepisami.

Spełnienie wymogów AML to nie tylko obowiązek prawny, ale również kwestia bezpieczeństwa i reputacji biura rachunkowego na rynku. Dobrze przygotowane biuro, które dba o zgodność z przepisami, buduje zaufanie klientów oraz minimalizuje ryzyko sankcji ze strony organów nadzoru.

Czy Twoje biuro rachunkowe spełnia wszystkie wymogi AML?
W związku z ogromną ilością pracy w biurach rachunkowych, bardzo często zdarza się pominąć terminy obowiązki oceny ryzyka kontrahentów.

Wybierz AMLEX, system który pozwoli na spełnienie wszystkich obowiązków wynikających z przepisów o AML a także o ochronie Sygnalistów i RODO.
Dzięki automatycznemu systemowi powiadomień, nigdy nie zapomnisz o wymaganych terminach.