Najczęstsze błędy przy wdrażaniu oprogramowania dla sygnalistów

Wdrażanie oprogramowania dla sygnalistów jest kluczowym krokiem w zapewnieniu zgodności z przepisami prawa oraz w budowaniu zaufania w organizacji. Jednakże, proces ten może być skomplikowany i obarczony ryzykiem popełnienia błędów, które mogą wpłynąć na skuteczność systemu. W tym artykule omówimy te pojawiające się najczęściej  przy wdrażaniu oprogramowania dla sygnalistów i podpowiemy, jak ich uniknąć.

Brak jasnych procedur i polityk

Wprowadzenie oprogramowania bez wcześniejszego opracowania i komunikacji jasnych procedur zgłaszania nieprawidłowości może spowodować, że pracownicy będą niepewni, jak korzystać z systemu, a to prowadzi do niezgłaszania występujących incydentów lub nieprawidłowego ich przetwarzania.

Przed wdrożeniem oprogramowania należy opracować szczegółowe procedury zgłaszania naruszeń i polityki ochrony sygnalistów. Dokumenty te muszą zostać zaprezentowane wszystkim pracownikom.

Nieodpowiednie szkolenie pracowników

Należy zadbać o odpowiednie przeszkolenie pracowników z korzystania z nowego oprogramowania. Brak zrozumienia jego działania uniemożliwi efektywne działanie całego systemu zgłaszania informacji o naruszeniach. 

Rozwiązaniem mogą być szkolenia obejmujące zarówno techniczne aspekty korzystania z oprogramowania, jak i zasady zgłaszania nieprawidłowości. Warto zwrócić uwagę na to, iż platforma AMLEX posiada dedykowany moduł do szkolenia pracowników, dzięki czemu lepiej przyswajają oni wiedzę.

Brak zaangażowania kadry zarządzającej

Niewystarczające wsparcie i zaangażowanie ze strony kierownictwa w proces wdrażania oprogramowania dla sygnalistów może skutkować tym, że pracownicy nie będą traktować systemu poważnie, co może prowadzić do ukrywania występowania naruszeń i braku zaufania do procesu.

Kadra zarządzająca powinna aktywnie wspierać wdrożenie oprogramowania i promować jego znaczenie. Widoczne zaangażowanie kierownictwa zwiększa zaufanie pracowników do systemu.

Ignorowanie kwestii ochrony danych

Niedopilnowanie aspektów związanych z ochroną danych osobowych i poufnością zgłoszeń naraża dane osobowe sygnalistów na ryzyko naruszeń prowadzące do utraty zaufania pracowników i konsekwencji prawnych.

Wybór oprogramowania, które spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa danych i jest zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych (np. RODO) oraz regularne audyty bezpieczeństwa niwelują ryzyko wystąpienia naruszeń.

Zaniedbanie komunikacji z pracownikami

Brak skutecznej komunikacji z pracownikami na temat celów i korzyści wynikających z wdrożenia systemu zgłaszania nieprawidłowości prowadzi do niskiej świadomość i zaangażowania pracowników wpływających na skuteczność systemu.

Istotne są regularne komunikaty i spotkania z pracownikami w celu wyjaśnienia celów, procedur i korzyści związanych z systemem zgłaszania informacji o naruszeniach. Transparentna komunikacja buduje zaufanie i zachęca do korzystania z systemu.

Podsumowanie

Wdrażanie oprogramowania dla sygnalistów to proces, który wymaga staranności, planowania i zaangażowania wszystkich poziomów organizacji. Unikanie najczęstszych błędów, takich jak brak jasnych procedur, nieodpowiednie szkolenie, brak zaangażowania kierownictwa, ignorowanie kwestii ochrony danych oraz zaniedbanie komunikacji, jest kluczowe dla skutecznego wdrożenia systemu. Dzięki odpowiedniemu podejściu, organizacje mogą czerpać pełne korzyści z posiadania programu dla sygnalistów, zapewniając zgodność z przepisami prawa, ochronę sygnalistów oraz budowanie kultury transparentności i zaufania.